当前位置:首页  - 技术支持 - 金蝶KIS旗舰版V4.2初始数据录入 

金蝶KIS旗舰版V4.2初始数据录入

金蝶KIS旗舰版V4.2初始数据录入

初始化录入主要是对应付款管理系统的初始数据录入进行说明。介绍初始录入中应注意的问题及如何与总账系统进行数据的引入引出。

初始化录入主要有以下几个功能点:

Ø      准备工作郑州金蝶软件河南总代理

Ø      数据录入

Ø      引入引出

Ø      启用系统

4 准备工作

主要介绍进行初始化录入之前需要准备的资料及注意事项。

¨      选择正确的启用期间

¨      准备应付款期初数据资料

¨      准备预付款期初数据资料

¨      准备应付票据期初数据资料

(1) 选择正确的启用期间

由于采购系统、应付款管理系统启用后,采购系统的发票才会自动传递到应付款管理系统,故用户必须正确处理好采购系统与应付款管理系统的启用期间问题,否则可能会造成数据错误。目前采购系统只在应付款管理系统结束初始化之后才提供采购发票的单向传递,而且是强制传递,即只要应付款管理系统结束初始化后,采购系统新增的采购发票都会自动传递到应付款管理系统。而应付款管理系统新增的采购发票不能传递到采购系统。在应付款管理系统结束初始化之前,两系统之间不进行采购发票的传递。针对以上规则,必须注意以下几点:

1.       如果采购系统先启用,应付款管理系统后启用。例如:采购系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,应付款管理系统准备从第4期开始启用,则用户必须注意:在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统不能录入第4期的采购发票。因为在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统的采购发票是不能传递到应付款管理系统,这样应付款管理系统结束初始化之后,必须补录采购系统已经录入的第4期的采购发票,造成重复操作,而且这部分发票不能直接在应付款管理系统生成凭证,必须通过关联的形式关联采购系统已经生成的相应凭证字号,否则会造成总账系统数据重复。一般建议应付款管理系统结束初始化后才在采购系统录入采购发票数据,减少重复劳动工作,保证数据一致。对于1-3期的采购发票,如果存在未完全付款的情况,则可以通过在应付款管理系统手工录入初始化发票实现后续付款结算处理。

2.       如果采购系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,而应付款管理系统也准备从第1期开始启用,则用户必须注意:在应付款管理系统没有结束初始化之前,采购系统录入的采购发票必须在应付款管理系统结束初始化之后进行补入。因为只有采购系统与应付款管理系统都结束初始化之后,采购系统的采购发票才可以传递到应付款管理系统。

3.       如果应付款管理系统先启用,采购系统后启用。例如:应付款管理系统从第1期开始启用,当前期间为第3期,采购系统准备从第4期开始启用,则用户必须注意:应付款管理系统不能录入第4期的采购发票。因为在采购系统结束初始化之后,采购系统的采购发票会自动传递到应付款管理系统,如果应付款管理系统已经录入第4期的采购发票,则势必造成发票重复录入,从而导致应付款管理系统数据错误。同时由于以上原因,控制采购系统只能从第4期开始启用。

应付款管理系统初始化时需要准备的资料主要有:

供应商资料、存货资料、部门资料、职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等,不建议用来统计职员的个人借款。

(2) 准备应付款期初数据资料

主要指涉及货款核算的应付账款科目的期初余额、本年借方累计发生额,本年贷方累计发生额。建议其他应付款等个人借款在总账系统进行核算。

(3) 准备预付款期初数据资料

主要指涉及货款核算的预付账款科目的期初借方余额、本年借方累计发生额。如果预付账款的期初余额为贷方余额,建议用户进行调账处理,把预付账款调入应付账款科目中。

(4) 准备应付票据期初数据资料

主要指还没有进行付款结算的应付票据,不包括已经付款的应付票据。

资料准备齐全后,就可以开始进行初始化的数据录入。初始化的数据可以通过手工录入,也可以通过从总账引入。下面分别进行介绍。

4 数据录入

主要介绍初始化的几种单据录入及注意事项。

¨      应付账款录入

¨      应付票据录入

(1) 应付账款

选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始化数据-应付账款〗,进入“过滤条件”界面。

过滤框中默认核算项目类别为供应商,默认币别为本位币,如果您录入单据初始余额后,表中没有新增相应记录,则应查看是否因为您输入的是非供应商类别或是否为外币单据。单击【确定】后,进入“初始化数据-应付账款”界面。

〖初始化数据-应付账款〗显示的是初始化数据的汇总表,按核算项目显示汇总数据,单击【明细】,您可以查看每一笔单据的发生额、余额等资料,否则您只能查看每一往来单位本年应付汇总数、本年实付汇总数等。初始化时您必须录入往来单位的期初余额资料,本年累计发生额等。为减少初始化录入时的工作量,初始化时的付款单据(预付除外)不单独录入,发票、应付单录入中的本年付款额则反映了付款单据的本年累计借方发生额。

为快速完成初始化,您可以把每个往来单位的所有单据资料汇总成一张单据录入,如与A供应商进行交易,共收到A供应商两张发票,一张单据日期为1999/12/01,单据号码为00001,金额为1000元,应付日期为1999/12/021999/12/02付出现金500元,另一张发票单据日期为1999/12/20,单据号码为00002,金额为5000元,应付日期为1999/12/30,您20001月份启用应付款管理系统,您可以把这两笔记录汇总成一张单据录入,发生额为两张单据合计数,6000元,本年没有付款,故本年付款额为0,付款计划中应填未核销余额,即应付日期1999/12/02,付款金额为500元,应付日期1999/12/30,付款金额为5000元。

这样减少了单据录入时的工作量,但缺点是初始化时的所有单据只能在一张单据中进行处理,不利于对初始化的单据进行管理。

如果单据资料不是很多,你也可以按明细单据逐笔录入,缺点是工作量大,但结束初始化后便于对初始化单据进行跟踪处理。

您还可以根据需要部分单据汇总录入,部分单据按明细录入,如把已经核销的单据汇总成一笔录入,把未核销的记录按单据逐笔录入。

初始化的单据分为:初始采购增值税发票、初始采购普通发票、初始其他应付单、初始预付单、初始应付票据、五种类型。初始化结束后,要查看此五种单据,必须在初始化界面进行查看,往来对账单也提供初始化单据的查看。

4 a) 初始采购增值税发票

n         选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始采购增值税发票-新增〗,系统调出发票新增界面,具体字段说明见表3-1

数据项

             

必填项(是/否)

部门

录入相应的部门。可以直接录入部门代码,也可单击【资料】或F7查询获取,同时支持F8F9的模糊查询;

如果供应商属性指定了分管部门,在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的部门,如该部门已禁用则不携带。

当部门为空时,录入业务员能自动在此带出基础资料中设置好的职员所属部门(携带后可修改);

当单据的核算项目为部门时,此字段自动取核算项目内容,不可修改;

如果部门为空,在关联单据时可以将被关联单据上的部门回填

业务员

录入相应的业务员。可以直接录入职员代码,也可单击【资料】或F7查询获取,同时支持F8F9的模糊查询;

如果供应商属性指定了分管职员,在录入供应商名称后系统可以自动带出供应商属性中的业务员,如该职员已禁用则不携带。

当部门为空时,录入业务员能携带基础资料中设置的职员所属部门到部门字段;

当单据的核算项目为职员时,此字段自动取核算项目内容,不可修改,同时无论部门是否为空,都自动携带职员对应的部门到部门字段;

如果业务员为空,在关联单据时可以将被关联单据上的业务员回填

币别

业务发生时的原币。新增时系统默认携带本位币,录入核算项目后,则回填核算项目属性中的结算币别。

汇率

系统自动根据币别显示出其默认汇率,能根据实际情况对汇率进行修改。

发生额

指单据的发生额,即应付金额。可以按供应商汇总输入所有采购发票的汇总数,也可以按单据进行明细录入。如果是本年发生额,则选择本年,否则不选。如果同一个单位的往来款既有去年数又有今年发生额,则汇总录入时去年与今年的数据应分开录入。一般反映的是应付账款科目的贷方发生额。

本年付款额

指当前会计年度的付款金额,以前会计年度付款的金额不包括在内。包括实际付款额(如现金,银行存款)及应付票据金额,如2000年销货给A公司10000元,1999年付现金2000元,2000年付现金1000元,付银行承兑汇票500元,则发生额应为10000元,本年付款额为1500元(1000+500),应付款余额为6500元(10000-2000-1000-500)。一般反映的是应付账款科目的本年累计借方发生额。

应付款余额

扣除付款额后的实际应付数,即付款计划的付款金额合计。一般反映的是应付账款科目的期初余额。

单据日期

指单据的开票日期,对于初始化汇总的发票可以自由设定但日期必须在启用日期前,系统默认取账套启用期间的上月的月末日期。系统可以根据此日期计算账龄分析表(单据日期)、应付计息表。

财务日期

指单据的录入日期,系统默认与单据日期一致,允许修改,但是必须控制大于等于单据日期并且小于账套日期。系统可以据此计算账龄分析表(记账日期)。系统根据财务日期确定单据的会计期间。

单据号码

具有双重含义,它既可是具体某张发票的发票号,也可是用户自行设置的一张汇总单据的单据号。根据用户定义的编码规则自动填充,用户也可以修改。如果编码规则选上允许修改则可修改,否则灰显;如果编码规则没有选上“使用编码规则”,则新增时发票号码为空,允许手工录入;在系统中发票号是唯一的。控制最大是255位;

年利率(%

应付款到期时应计利息的利率,以百分比表示,应付计息表将根据应付款余额、账龄及相应的计息利率进行计算。

往来科目

如果不需要将初始化数据传入总账,则此处不用录入,建议填入。否则必须录入对应的往来会计科目,如应付款,必须是最明细科目,如果该科目下挂核算项目,则不用录入相应核算项目代码,系统会根据该发票的核算项目名称、部门、职员等自动填充。如果核算项目属性中指定了应付科目代码,则填入核算项目后,自动带出应付账款科目代码中指定的科目,如果勾选了“启动调汇与对账”,则往来科目只能选择受控科目。通过该科目系统把相应的应付款初始资料传递至总账系统,避免了总账系统初始化往来资料的重复录入。

金额(本位币)

采购普通发票中对“金额”、“税额”、“不含税金额”等列提供本位币金额信息的显示,分别列示在该列的后面,以不同颜色区分;采购增值税发票中对“金额”、“税额”、“价税合计”等列提供本位币金额信息的显示,分别列示在该列的后面,以不同颜色区分;如果选上“允许修改本位币金额”的选项,则本位币金额均可以修改(单据币别为本位币时除外),但是不重算汇率。否则本位币金额一律由系统自动计算和填列,用户不得修改和操作;

方向

指往来科目的借贷方向,系统自动默认为会计科目属性中的余额方向。

3-1

选择“录入产品明细”选项后,可以录入存货的详细资料。如果您想按存货来进行往来款的核销,则此处必须录入存货资料,否则,按产品明细输出往来对账单时,单据余额可能不正确。如果不选择按存货进行往来款的管理,则不需要录入产品明细资料。

初始化时,当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年付款额+应付款余额;如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。

 

温馨提醒:

§      请填好应付款余额的明细框,它提供了余额的分段录入,在统计账龄时,系统将按录入的应付日期来统计应付款金额的账龄,使您的账龄计算得更精确。

§      别忘了发生额后面的<本年>复选框,它将影响您对本年发生额统计的正确性。

§      初始数据录入时,您可以根据需要将多张发票汇总输入,也可按每一张发票进行明细录入,汇总录入时,相同付款时间的金额可汇总反映在付款明细中,这样可以减少初始数据录入的工作量,但以后将不能按照单据进行初始化业务的跟踪管理。

4 b) 初始采购普通发票

初始化采购普通发票的录入类似于采购增值税发票,不同之处在于采购普通发票中的单价为含税单价,而采购增值税发票中的单价为不含税单价。

4 c)初始其他应付单

初始化应付单的录入也类似于采购增值税发票,区别处在于:应付单的核算项目类别可以选择供应商、客户、部门、职员等多种核算项目类别。如果选择供应商或客户,则下面的部门、业务员表示该业务经手的部门与职员,如果类别选择为部门,则表示部门应付款,下面的部门不可选。如果选择职员,则表示职员应付款,下面的业务员不可选。其次,应付单不包括存货的信息资料,如要录入存货的信息,则可以采用发票的形式。如果核算项目属性中指定了其他应付账款科目代码,则填入核算项目后,自动带出其他应付账款科目代码中指定的科目,如果勾选了“启动调汇与对账”,则往来科目只能选择受控科目。

初始化时,当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年付款额+应付款余额;如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年付款额+应付款余额。允许付款计划中的应付日期在单据日期之前。

4 d) 初始预付单

初始化预付单的内容类似于前述几类单据。下面重点说明一下不同之处:

发生额:指预付单金额。可以按往来单位汇总输入所有预付款单的汇总数,也可以按单据进行明细录入。如果是本年发生额,则选择本年,否则不选。一般反映的是预付账款科目的借方发生额。

余额:反映未核销的预付款余额。一般反映的是预付账款科目的期初余额数。

本年发票额:反映已经收到采购发票的预付金额。一般反映的是预付账款科目的贷方发生额。

初始化时,当选择“本年”选项后,系统控制 发生额=本年发票额+余额;如不选择“本年”选项则发生额大于等于本年发票额+余额。如果核算项目属性中指定了预付账款科目代码,则填入核算项目后,自动带出预付账款科目代码中指定的科目,如果勾选了“启动调汇与对账”,则往来科目只能选择受控科目。

如果初始化时预付账款科目有贷方发生额,并且需要查看对应核销情况,建议您通过采购发票、应付单进行处理;否则可以通过本年发票额处理。

应付账款录入完毕,您可以开始录入应付票据。

(1) 初始应付票据

应付款管理系统把应付票据作为一种特殊的付款进行处理,考虑到应付票据与应付账款核销后还可能进行退票处理。如果应付票据与应付账款直接核销,势必造成单据无法修改,而不能进行以上操作。故在本系统中,应付票据并不直接冲销应付账款,而是在开出应付票据后,进行审核处理时,系统自动产生一张付款单(或预付单),通过该张付款单(或预付单)与应付账款核销。票据真正付款时直接冲减应付票据,不再冲销应付账款。此种处理方式也与凭证处理相对应,有助于总账系统与应付款管理系统进行核对。

初始化时,应付账款的金额应是与应付票据核销后的余额。即应付账款不包括应付票据的金额。应付票据录入的是已开出票据并已核销了应付账款的没进行付款处理的票据。已开出票据但没有核销应付账款的应付票据应在初始化结束后录入。

选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始应付票据—查询〗,进入“票据序时簿”界面。在此界面你可以进行新增、修改、删除、打印、预览、引出应付票据的操作。此外初始应付票据可以在期中应付票据序时簿显示。

选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗→〖初始应付票据-新增〗,系统调出票据新增界面,具体字段描述见表3-2

数据项

         

必填项(是/否)

票据类型

单击票据类型后的箭头,选取票据的类型,票据类型在类型维护中进行设置,票据新增界面中,系统默认类型为银行承兑汇票。

票据编号

指票据的号码,系统根据您设置的单据编码规则自动编号,可以手工修改,但票据编号在系统必须是唯一。如果在系统设置中选择<应付票据与现金系统同步>,系统根据该号码与现金管理系统的票据进行一一对应。初始化时,应付款管理系统的票据与现金管理系统的票据分别录入,初始化结束后,可以互相传递,同步更新。

币别

单击币别对话框后的向下箭头,即可进行币别的选取。

汇率

系统根据相应币别带出默认的汇率,可以根据实际情况进行修改。

票面金额

录入应付票据的票据金额。

票面利率

录入应付票据的票据利率。

到期面值、到期利率

应付票据到期时的票据面值、票据利率。

签发日期、到期日期、付款期限

录入票据签发日期、到期日期后,系统能自动计算出付款期限,付款期限以天表示。

财务日期

是开出票据的日期,要求大于等于签发日期小于等于到期日期。据此确认票据的入账期间。

承兑人

一般是针对银行承兑汇票,录入承兑银行名称。

收款人

录入实际收款单位的名称。

核算项目类别

可以选择客户、供应商或自定义核算项目类别。票据操作生成的单据、票据生成凭证的核算项目内容均取自该字段。此处显示的自定义核算项目类别为参数设置中新增的核算项目类别。

出票地、付款地、付款人

录入相应的地点名称及单位。

可撤销应付票据的标记

在可撤销字样的前面的白色方框中单击,即作上了可撤消标记。

制单人

由系统根据当前操作员自动生成。初始化的票据保存后自动为审核状态。

3-2

结束初始化后,您可以在应付票据序时簿中查看初始化录入的应付票据,此类应付票据的期间显示为初始化,初始化的应付票据自动为审核状态,您不能进行反审操作,如要修改初始化的应付票据内容,必须进行反初始化操作。您可以对初始化的应付票据进行付款的操作。

如果您启用了现金管理系统,则必须注意,初始化的应付票据不能互相传递。

初始数据录入完毕,如果您确信数据录入正确,可以回到初始单据序时簿界面,单击【转余额】,可以把相应的期初往来数据资料传递至总账系统,但如果总账系统已经结束了初始化,则不允许转入。在此需要注意,转余额时,要求所有的初始化单据录入往来科目内容及其方向,否则会造成数据不一致。

 

温馨提醒:

§      在“金蝶KIS工具—客户端工具包—BOS平台—BOS数据交换平台—供应链数据”中,初始化单据支持引入引出功能,支持引入的文件类型为“电子表格(.xls)”和“文本(.txt)”。只支持初始化发票、初始化其他应付单、初始化预付单的引入引出。

Copyright © zzcaiwu.net All Rights Reserved.

豫ICP备09023550号