医药批发企业解决方案

2010-01-30

医药批发企业解决方案 
第一部分:企业现状概述 
一、行业特点 
(一)、企业行业特点 
(二)、企业一体化管理的必要性 
(三)、行业面临问题及困难 
二、企业特点 
(一)、新办医药批发企业的特殊要求 
(二)、企业岗位及一般工作描述 
(三)、网络拓扑结构图: 
第二部分:企业物流管理解决方案 
一、系统概述 
二、采购管理 
三、销售管理 
四、仓存管理 
五、财务管理 
六、GSP管理 
七、其它管理 
八、集团解决方案 
九、批发配送中心的一般工作流程 


医药批发企业解决方案

第一部分:企业现状概述
一、行业特点
(一)、企业行业特点
现代企业的目标是生存、发展和营利。商业企业的营销运作又是通过商品的流动伴随资金在货币、存储、流通等动态的循环往复和各类信息源源不断的传递和接收来完成的。只有把握住商品、资金和信息在企业内部环境和外部环境的不断流动和更新交替,才能使企业管理的理论正确指导企业经营运作的实践,从而使企业的目标得以很好的实现。
另外为适应当前药品监督管理工作的需要,进一步加强对药品流通环节的监督管理,国家药品监督管理局将制定相应政策和采取相应措施,加快GSP认证步伐,大力推进监督实施GSP工作的进程,并通过对药品经营企业实施GSP改造,强化药品经营领域的结构调整和市场行为的规范,取消一批逾期仍不能符合GSP要求的药品经营企业的经营资格,以达到整顿和规范药品市场经济秩序、保证人民用药安全有效的根本目的。
(二)、企业一体化管理的必要性
医药公司在新的市场经济大环境下,原有的管理模式、核算方式、监督考核办法等都有与市场经济不相协调的地方。原有流程的晦涩、制度的不规范,管理的漏洞等等,都增加了管理者宏观调控的难度。如何实现公司内业务、财务、管理的科学、有效的统一,真正达到“过程控制管理”,是企业能否生存与发展的关键保证。
(三)、行业面临问题及困难
医药商业企业在最近几年,无论是其经营方式,还是组织结构,都发生了巨大的变化,而在当今这个日新月异的时代,行业利润率逐年降低,特别是加入WTO以后医药行业的企业更是面临着前所未有的革新和挑战:
1、 企业业务及其组织结构不断扩展,但组织结构落后,责权利划分不明确
医药行业的企业发展到今天,在质和量上都有了巨大的飞跃,跨地区的大型医药集团和几乎经营所有商品的零售连锁企业比比皆是。传统的管理模式和组织结构已不能适应形势的飞速发展。
具体说来,由于医药行业的准入门槛相对较高,所以医药公司仍受计划经济的阴影影响,企业的运作模式及管理考核方法都有一定的局限性。在企业发展到一定规模后,各部门和子单位责权利划分混乱,强调局部利益,忽视整体目标,引起沟通成本的加增。企业信息沟通渠道不畅,导致决策层对市场反应迟缓,延误时机和决策失误。
2、 信息化的发展对其角色的挑战
电子信息技术在商业流通领域的广泛渗透与应用,使商业领域面临着有史以来的最大革新。这种挑战必将对整个商业领域的设施环境、经营内容和管理方法带来彻底的改造。在这个日益信息化和网络化的时代里,每一个商业企业可能都已切身感受到率先上网的同行业企业的竞争和厂家直销的威胁,商业企业能否完成从纯粹的商品中介向商品信息中介的角色转变也是其能否生存和发展的关键。
3、市场经济对企业信息化管理的要求
商业流通企业的“管理统一”与“核算统一”是企业经营中非常重要的两个方面。在完整的商品流通过程中,供货商、本企业以及客户构成了一个不可分割的链条。其理想状态是链条中的所有环节应该协同工作,协同管理,让客户能够在正确的时间、正确的地点,以最优的价位,获得最好的商品。传统的管理模式由于技术和观念上的落后,根本无法达到这一要求。对于传统的管理模式来说,各环节更多地是被分割成孤立的节点,其最直接的后果是增加了运营成本和库存费用,难以在最短的时间内赢得市场。具体表现在:
(1) 技术支持
 在信息化时代,面对纷繁的信息量和信息流通量,企业缺少合适的资料工具,难以在最短的时间内对资料进行集中收集、处理和运用。
(2) 财务
 传统的企业难以作到资源的及时共享,每个业务部门的信息和资料需要财务管理系统重复录入,造成劳动力的浪费和工作效率的低下;
 而由于缺乏完善的信息资源管理,企业又难以及时制作出准确无误的财务报告,因此无法随时掌握企业的资金状况并及时作出反应;
(3) 仓储
 由于组织模式的不合理以及信息流通的障碍,企业不能及时监控全公司内单品库存状态;也难以合理分配存储空间,因而不能根据库存状况随时调整采购销售战略,也难以控制库存成本。
 全公司的库存商品无法统一管理,每一单品的循环轨迹不清楚。
 现代物流立体仓库的要求对传统的仓库管理模式来讲,如何合理利用空间、快速完成出入库操作等是一种挑战。
(4) 采购
 现代商业的竞争很大程度上讲是“采购的竞争”。传统的商业企业苦于各业务部门的信息孤岛状态,不能根据销售情况适时制定采购计划;
 由于缺乏完备的供货商资源管理,因而无法评价每个供货商的供货信誉,确定最佳的供货渠道;
 由于缺乏完备的监督、管理手段,因而无法最大限度地实现比价采购、招标采购。
 无法及时了解每个采购员的工作业绩,无法最大限度地降低采购成本。
(5) 销售规划
 传统的企业无法根据市场需求制定合理的销售计划。如何通过“客单价、品单价”等信息分析客户是现代代企业的必修课。
 由于缺乏对市场及商品有效实时的监控,也缺少对客户资源科学完备的统计,无法对客户的喜好及购买力等进行准确的分析。
 无从准确统计销售业务,预测市场趋势,考核销售人员业绩。
(6) 管理考核
 由于管理控制乏力,无法全过程监控业务环节,进而因无法统筹安排企业货币资金收付,使得企业资金周转陷入困境。只有实现“过程控制管理”,才能使企业的经营处在良性的经营循环中。
 如何实现资金的计划管理,提高企业的资信度。
 增值税发票的严格管理,付款结算的明细核销等等。
 批号、效期的严格管理,杜绝过期失效商品。
 如何实现业务财务的无缝衔接,由管理人员监督业务的全体过程。
 如何实现“异常管理”,使企业的管理者及时发现异常,把企业问题消灭在萌芽状态。
 GSP 管理几乎是空白,只是事后的表格罗列,而不是业务过程的事中监控。
(7) 决策
 传统管理模式的缺陷导致信息延误和失真,使得企业决策层难以及时准确地制定管理政策、营销策略、价格策略等市场战略,导致对市场反应迟缓,甚至因决策失误而使企业蒙受巨大损失。
 各种分析缺乏科学、准确的数据依据。
 企业领导无法实现异常管理,管理分不清主次。
(8) 成本费用难于控制
 繁冗的组织结构以及滞涩的操作流程必然会导致企业成本费用的提高,表现在:内部管理不完善,采购销售成本难以控制,企业运营费用居高不下,所有这些,都会使企业的资源被浪费,利润降低。
 物流速度慢。由于管理模式以及企业内部供应链的衔接等问题造成商品到达客户手中的时间变慢。影响企业的经营、影响信誉。
(9) 考核、激励无法量化
 企业的竞争最重要的是人才的竞争,但怎样考核采购人员的工作业绩,怎样考核销售人员的业绩,企业缺乏科学、准确的数据,无法实现公平、公正。
二、企业特点
(一)、新办医药批发企业的特殊要求
1、 仓库要求:立体仓库,立体货架,电动叉车实现商品的移动。
2、 商品的在库状态管理:仓库内没有“5区3色”的设置。来货后,商品直接上架。需要在软件中用色标方式显示:合格品、不合格品、待处理商品、近效期商品、停营停售商品,停售批次商品;采购到货未验商品、验收未入库商品、销售退回未验商品,销售退回验收未入库商品,销售未出库商品等。
3、 立体仓库的商品货位分布情况。快速实现商品的仓库进出。
 (二)、企业岗位及一般工作描述
1、质量管理部:负责GSP要求的基本工作,例如质量管理体系的建立,各部门的“首营供应商”、“首营客户”、“首营品种”的管理工作,各部门没有增加各种首营资料的权力。负责各部门的“停营”、“停售”的处理等
  验收人员商品的验收,验收记录的生成等。
2、采购部:负责企业的商品采购业务。采购计划的制定、比价采购的实现,供应商签订采购合同,微机上制作采购订单,形成仓库的接货通知单。审核验收单,生成入库单。付款计划的制定。
3、销售部:销售业务。销售开单、销售收款、销售退回等与销售有关的工作。业务员的管理、客户的分析;应收帐款的分析等。
4、 产品管理部:负责新产品的开发,采购部工作的监管,商品市场价格体系的调整,营销体系的建立等。
5、 财务部:负责各部门的采购发票的管理、采购结算的管理;销售发票的管理、销售结算的管理;帐务的处理等财务具体工作。
6、 仓储部:负责接受采购部的接货通知单,打印验收单、验收情况录入微机,形成验收记录;接受销售部的销货单,打印配货单(送货单)、发货情况微机确认,形成出库复核记录。仓库的日常业务:养护检查、盘点(动态、静态)、仓库间调拨、货位的移动等。
7、 管理部门:负责企业管理体系、绩效考核体系、企业异常管理体系的建立、执行、监督、检查、分析等。起到领导助手的作用。
(三)、网络拓扑结构图:
 

 


第二部分:企业物流管理解决方案

在商业竞争日趋激烈的今天,医药批发、零售企业能否灵活、迅速地响应市场瞬息万变的需求,不断的降低采购成本,提高效率,以有竞争力的价格、最短的交货期和使客户满意的服务,持续稳固地占有市场是企业生存发展的关键。通过网络化的管理,集团可以可实现合理控制库存,加快资金周转,降低采购成本;企业高层管理人员可随时掌握每部门的进销调存情况,实现企业整体的物流、资金流和信息流的业务和财务管理一体化管理,为企业决策层提供及时、准确的分析数据,达到事前、事中和事后的全方位管理。
一、系统概述
  金蝶医药管理解决方案可以做到企业内部网络与互联网络的高度统一,实现企业供应链环的前端与后端的商务结合。从而实现供应商-企业-客户之间的联动。可以帮助商业企业建立快速、高效、有组织的信息管理平台和体系,并为企业向电子商务的迁移提供良好的数据接口和可持续性发展能力,帮助企业实现管理现代化。
 
1、先进的技术
全面采用面向对象的分析、设计、编程、测试和维护过程。集团分销是基于Internet 的数据加密网络传输技术。应用最新的ADO数据库访问技术,采用多层分布式开发模式实现API+Internet的项目开发,真正实现业务分布化,控制一体化的实施方案。同时,在数据的设计上充分考虑到企业实行ERP的需求,即数据设计面向Internet,面向ERP。采用面向对象的体系结构,使其每一部分都可以独立地规划、实施和测试。    流程化的设计:以业务流程为核心,以岗位职能为重点进行软件布局,做到了清晰、明确、简洁、稳定。    高度安全机制:细致、完备的权限控制,定时自动备份系统,保证了客户数据的安全、准确、真实。    强大的数据库功能:“金蝶医药”采用微软的大型数据库SQL-Server2000作为后台数据库,海量数据,管理容易。    强大的二次开发功能:通过提供的二次开发组件使得企业可以容易地进行二次开发。    业务、财务一体化管理,提供国内知名财务软件的无缝连接技术。    软件界面友好,功能强大、稳定,易学易用。 2、先进的管理思想    真正的的管理软件产品应该包含:先进的管理理念,尖端的软件技术,专业的增值服务(专业的实施人员),所以金蝶医药将产品设定为三大部分,咨询产品、软件产品、服务产品以及整体解决方案。“金蝶医药”以不同的产品组合面对不同的客户群体,以解决方案及增值服务满足企业业务流程重组的需求,帮助企业走向成功。系统倡导的“过程控制管理”“异常管理”可以极大地解放决策者的实务工作,使决策者有更多的精力投入到企业的经营中去。 3、完整的供应链管理体系    企业内部供应链与外部供应链的高度统一,极大地提高了企业的工作效率,为企业集团化扩张提供了强有力的保障。
 
二、采购管理
采购管理系统可以帮助采购人员完成采购过程。从采购计划的制订、采购申请、采购询价、采购订单、订单跟踪等采购业务的全部过程,每一业务都能有效控制。让采购人员从繁琐的事务作业中解脱出来,用更多的时间和精力来进行比价分析,选择货源和开发更多的合格供应商。有效地监控采购计划的实施及采购成本的变动情况,帮助采购人员选择最佳的供应商,确保采购工作高质量、高效率、低成本地执行,使企业的供货状态处于最佳。
  灵活严谨的结算管理,既减轻了企业的繁琐劳动,又使企业的应付帐款管理到了品种级。主要管理商品验收入库业务:录入验收信息、入库单据、确定采购成本、将入库信息传递到仓库、生成采购发票传递到应付系统。
1、采购计划生成
■ 可根据出库均量及采购周期、在途天数等合理设置库存上下限量、批次采购量,所有数据可以公式整体调整。 ■ 可根据库存最低限量、月平均出库量、采购订单未完成量、销售订单的库存不满足量、门店请货单的库存不满足量等生成采购计划。采购计划的生成方式可自行设置、随意增加 ■ 可以业务员自己提请采购计划,汇总生成对外采购计划,对批发企业来讲既提高了计划的合理性,又便于业务员的管理考核 ■ 可人为增加、删除、修改采购计划 ■ 可根据现有库存的可满足销售天数,调整采购计划 ■ 可按进销存比例修正采购计划 ■ 可根据品名过滤同品名有库存的计划品种 ■ 采购计划的生成原则可以自定义存储过程,企业可以根据实际情况自己定义  2、比价采购 ■ 微机可自动根据以前进货信息,自动查找最低进货单位、最近进货单位 ■ 可进行招标采购。设定供应商,分发采购计划,汇总比价各供应商的报价,自动选择不同品种的最佳进货单位 ■ 可监管本次进货比上次进货价格高的品种采购权限
3、采购订单管理 ■ 微机可根据采购计划生成采购订单 ■ 采购订单可人为增加、删除、修改。
■ 采购订单中的内容项可根据企业自身需求,随意增加。满足采购合同中的内容管理 ■ 可根据采购订单自动生成仓库的接货通知,仓库的验收单可根据接货通知补充生成 ■ 可根据采购订单日期,自动或手动作废未执行的采购订单 ■ 可根据未执行的采购订单自动生成新的采购计划 ■ 可跟踪订单的全过程,可管理订单的在途情况。
4、验收入库管理
■ 单据分入库验收单、销售退回验收单、拒收单、一般入库单、差价入库单、调拨入库单、入库退货单和验收撤单、入库撤单 ■ 验收单可根据采购订单引入,入库单可根据验收单引入生成,验收入库时,可单品种检测供应商经营范围、生产日期、有效期是否符合采购要求。
■ 入库时可比较历史进价,可自动比较供应商历史价格,可监管本次进价与上次进价的差异。 ■ 入库时自动生成成本单价、零售总额、差价 ■ 入库时可自动生成各种售价,单品售价生成的比率可以不同。可自动生成售价及最低销售报价 ■ 入库时可自动监督进价,监督进价折扣率,生成盈利分析指数 ■ 跟踪分析:可联动查询每笔购进的付款情况、销售情况、销售的结算情况等 ■ 按供应商和业务员提供一段时间区间内商品的最高、最低及平均进价,辅助决策、降低采购成本 ■ 强大的统计分析功能,系统能按供应商、部门、业务员、大类、商品等任意组合、任意统计商品采购、验收、入库、发票、付款等情况。
5、采购结算管理 ■ 功能强大的付款计划管理:可按供应商单品种的付款方式输出付款计划,可以按供应商联动输出未结算品种的销售情况、回款情况以及连销门店的实销情况 ■ 完善的发票管理,可进行发票与入库明细的核销,支持自动核销和单品不完全核销 ■ 灵活的结算管理,可进行结算单与发票的核销,支持自动核销和发票不完全核销 ■ 核销方式既可以单品种核销,也可以总金额自动核销 ■ 实际应付与帐面应付的有效管理,贴近企业实际经营 ■ 可以管理到单个供应商的单品种是否开了发票,单个发票是否付款,付的是发票的哪一个品种 ■ 支持预付管理
三、销售管理
销售管理主要包括销售订单、客户询价、销售开单、发货通知、销售出库、发票核销、结算核销几个环节,可以对销售全过程进行全方位的控制和跟踪,实现价格体系多元化管理,减少开单人员记忆内容;实现客户资信管理、控制商业风险;实现业务员绩效管理,体现公平合理等等;从而实现企业销售过程的全面信息化管理。
1、销售订单管理
■ 销售订单可人为增加、删除、修改 ■ 销售订单中的内容项可根据企业自身需求,随意增加。满足销售合同中的内容管理 ■ 可根据微机中现有的库存,自动生成销售出库单,批次号按先生产先出库的原则 ■ 库存不满足的销售订单可自动生成采购计划 ■ 超过期限的销售订单可自动或手动作废 ■ 可实现销售订单的全程跟踪
2、销售开单管理
■ 支持网络下同时使用多种售价开票。如:零售价、批发价、含税进价、无税进价、实价、批发价+折扣、单位折扣、成本价加点、客户最后售价、客户合同订价等多种售价开票方式。开单时的提醒内容可以自定义,加快了开票速度,减少了操作人员必须记忆的内容。 ■ 业务模式支持:一般销售、前台批发、超市售货、集团调拨、内部移库、差价开单、红冲开单等,可轻松处理开单与收款分离的业务模式 ■ 销售单据可根据销售订单生成,可以批量开单。
■ 开单时可监控客户的帐期、应收额度,可监控业务员的应收额度,降低应收帐款风险。可检查客户经营范围,避免不该卖的商品供给客户。
■ 可处理现款、赊销及出库不做销售的业务形式 ■ 销售开单时可自动检查最低售价,可根据销售人员设置不同的最低售价,自动结转成本毛利 ■ 销售开单时操作人员、客户、销售人员都可以绑定售价方案,可根据客户最后售价开单。加快了开单速度,减少开单差错。
■ 销售开单时,可自动生成仓库调拨单,加快物流速度。可整件、零散分开开单,可设置整零不在同一张单据的业务模式。
■ 一次开单可输出多种单据格式。如:配送清单、发票、汇总传递单、合同纸等;单据打印顺序可自由设置:如按货位顺序、按商品编号顺序、如按开单顺序等。
■ 可处理直调形式的业务,自动生成入库单、出库单 ■ 可以记忆客户的合同价格,可以单个客户设立单品的售价方案,按方案开单 ■ 销售开单时可实时抢占库存,解决了多人同时开单库存不足的退单问题 ■ 支持配比开单、单品管理模式,可方便处理配套销售的业务模式
3、销售前台管理
■ 可使用商品编码、条码、助记码等录入单据,可混合使用。条码允许重码存在 ■ 支持单品让利,整体打折的情况存在,可自动检查最低限价 ■ 支持汇总、找零的功能,支持钱箱、POS打印,可微机替代POS机,减少企业投资 ■ 支持总金额收款,方便租赁柜台管理 ■ 支持营业员的单品促销考核,支持营业员的打折权限控制 ■ 支持一笔交易多种支付方式 ■ 支持VIP管理,支持打折卡、累计卡、积分卡的管理,支持不同级别会员不同价格体系,支持会员不打折商品设置。 ■ 支持日清日结的管理
4、销售结算管理 ■ 完善的发票管理,可进行发票与明细的核销,支持单品不完全核销 ■ 灵活的结算管理,可进行结算单与发票的核销,支持发票不完全核销 ■ 核销方式既可以单品种核销,也可以总金额自动核销 ■ 实际应收与帐面应收的有效管理,贴近企业实际经营 ■ 可以处理商场联销、赊销、比例结算等业务模式 ■ 可以管理到每个客户的单品种是否开了发票,单个发票是否回款,回的是发票的哪一个品种 ■ 支持预收管理,支持业务开单,财务收款记帐的业务模式 ■ 强大的统计分析功能,系统能按客户、部门、业务员、大类、商品、属性等任意组合、任意统计商品销售、出库、成本、毛利、发票、回款等情况,以考核部门、业务员的业绩,为企业的销售市场分析等提供科学准确的数据


四、仓存管理
库存结构的合理优化,决定企业的商流速度。如何进行库存结构的ABC分类,减少滞销品种的库存,避免出现过期失效商品,从而加快库存周转,是仓存管理的核心问题。
■ 支持远程仓库的处理。根据网络环境可实时联网,可分时联网 ■ 支持立体货位设置,允许一个商品存放在多个货位,轻松输出货位电子图表。 ■ 可以支持多仓库管理,仓库可以有虚仓、实仓之分,每个仓库商品可以货位化管理 ■ 库存分析表:包括每一品种的库存、购进、销售、调入、调出、其它收入、其它付出等 ■ 实货库存可通过损益类单据调整,财务帐可滞后处理。如:报废商品的处理 ■ 可随时输出经营目录、盘点表、仓库对帐单、财务商品帐等 ■ 仓库可进行单笔发货及批号的确认,支持一次开单多次发货的业务模式,支持发货信息回传。如运输公司的信息等 ■ 支持多仓库之间的库间调拨,支持销售开单时自动生成仓库间的调拨单。 ■ 支持单品的批号管理,可按批号单品发货。系统可以自动按从远到近的方式选择批号,也可人工强制选择批号 ■ 支持效期管理:每一品种有极限效期,如果商品快到效期,开票时自动报警,并可随时输出“效期警诫提示表”,减少企业不必要的损失 ■ 可以随时盘点、可以动态盘点、可以分批盘点 ■ 支持在库商品的状态管理,可通过色标方式轻松查询每一种商品的在库状态:如合格品、不合格品、待处理商品、近效期商品、停营停售商品,停售批次商品;采购到货未验商品、验收未入库商品、销售退回未验商品,销售退回验收未入库商品,销售未出库商品等。
■ 强大的统计分析功能,系统能按大类、商品、货位、商品属性等任意组合分析。如近效期商品提醒、滞销商品分析、在库三个月以上商品分析、在库商品可销售天数分析、在库商品存放位置分析等
五、财务管理
精确详细的核算数据反映企业的经营成果。财务软件的无缝连接既保证了数据的完整统一,又减少了工作量。实现真正的业务财务一体化管理。
1、核算管理
■ 可以实现进价核算与销价核算并存,可实现进价核算成本,销价财务管理 ■ 所有进、销、调、存可以按大类管理。不同的类别可以有不同的税率 ■ 支持多种做帐方式:可按出入库单做帐、可按发票做帐、可按回款做帐、也可采购入库、销  售出库按不同的方式做帐。可单品设定不同的成本结转办法。可逐笔结转成本。可随时成本计算。成本结转办法支持:移动加权平均法、先进先出法、个别计价法等 ■ 可在开票时携带输出成本、毛利,也可在财务结转时重新计算成本、毛利 ■ 如果存在估价入库价格不实的情况,可进行销货单成本修正 ■ 如果存在上期成本错误,可进行上期成本修正。可通过差价单、成本调整单处理成本差异情况 ■ 财务可按销价输出采购金额、差价 ■ 系统包含业务库存帐、财务库存帐、仓库库存帐三帐之分,可很好的实现企业的实际工作流程 ■ 财务数据可按实际出入库发生时间处理,可以按发票发生时间处理,可以按人为上帐时间处理。可以实现实际往来数据与帐面往来数据的有机结合 ■ 可以处理估价入库发票未到情况;可以处理先出库后做销售收入的情况 ■ 支持帐务接口,凭证自动生成,不需要导出、导入(与金蝶、用友、金算盘财务软件无缝连接,真正的一体化) ■ 可随时输出各种财务口径经营分析表:如类别经营分析、帐龄分析等。 2、财务接口管理
■ 业务发生、成本结转等与生成相应凭证可分开处理,使您能按财务处理要求灵活生成各种结转凭证。并   可互相查询。 ■ 凭证模版可以根据企业实际需求设置,基础数据可以导入。 ■ 可以方便的根据需要分别选取单据和凭证模版来生成凭证,提高工作效率 ■ 系统提供逐单、汇总的不同方式自动生成未审核凭证,减低操作人员的工作强度。 ■ 生成凭证时能根据科目的核算属性自动生成相应的核算项目(包括客户、供应商、部门、职员、类别、商品等)。
六、GSP管理
GSP(Good Supply Practice)是医药商业企业的行业质量管理规范。是针对计划采购,购进验收,储存养护、销售及售后服务等环节制定的一套能防止质量事故发生、保证药品符合质量标准的管理标准和工作规范。     对企业来讲,GSP不是一些表格的简单罗列,而是一个全面的、全员的、全过程的质量控制管理。所有GSP要求的工作必须穿插于物流过程当中,才能真正实现GSP与物流的完全结合,才能在不增加额外工作量的情况下,轻松实现GSP管理。
■ 首营供应商、首营客户、首营品种的严格控制管理。停营品种、停营批次管理灵活。满足GSP及管理的具体需求 ■ 采购、验收、入库、销售、出库、退回等流程灵活严谨;客户可自定义GSP要求的各种记录及单据格式 ■ 批次管理:支持单品的批次管理,可按批次号单品发货。可以软件自动按从远到近的方式选择批次,也可人工强制选择批次 ■ 效期管理:可人为设定不同类药品的近效期期限,自动报警,可随时输出“效期催销表”,减少企业不必要损失 ■ 满足GSP管理的流程追踪、批次跟踪 ■ 自动输出GSP要求的采购计划、购进记录、入库验收记录、购进退回记录、销售记录、出库复核记录、销售退回验收记录、销售退回台帐、养护检查记录、陈列检查记录、中药饮片的装斗质量复核记录等 ■ 可自动监控供应商、客户经营范围,避免超范围经营。可预设问题商品目录,购进时可自动检查假冒伪劣商品,避免出现假劣药的购进 ■ 每一商品可设置生产日期要求和有效期限要求,从采购环节杜绝近效期商品流入本企业 ■ 产地与生产单位可分开管理,满足中药饮片的管理需求 1、GSP报表管理系统     GSP管理系统是金蝶医药管理系统的辅助模块之一,以报表管理为主既可以单独运行,也可以与其他系统无缝连接,管理医药企业GSP要求的档案信息。此系统所有报表及字段可以由用户自己定义、增改。 ■ 首营管理:包括首营供应商审批管理、首营客户审批管理、首营商品审批管理、商品质量档案管理、进口药品审批管理、特殊药品审批管理等 ■ 购进方面:包括合同记录、购进记录、入库验收记录、入库退货申请单、购进退出记录、拒收药品记录、不合格品验收记录、进口药品验收记录、特殊药品验收记录、医疗器械验收记录、玻璃仪器检验记录等 ■ 销售方面:包括合同订单、销售记录、出库复核记录、销售退回申请单、销售退回验收记录、销售退回台帐 ■ 库房管理:包括库存药品养护检查记录、库存药品养护档案记录、库房温湿度记录、库房温湿度调控记录、近效期药品催销表、不合格药品记录、不合格药品销毁审批表、不合格药品销毁记录、不合格药品财务报损申请、重量、装量差异检查记录等 ■ 文档管理:包括公司GSP实施情况自检记录、质量管理文件档案台帐、培训记录、培训台帐、文件发放记录、文件回收记录、文件销毁记录、质量管理制度执行检查记录等 ■ 设备管理:包括仪器设备台帐记录、仪器设备使用记录、仪器设备维修保养记录、衡器检验记录 ■ 质量投诉管理:包括用户质量投诉台帐、用户质量投诉及处理记录、用户质量查询台帐、用户质量查询及处理记录、用户访问意见处理单、质量事故处理记录 ■ 其他管理:包括支持处方药单独管理,支持处方登记管理、装斗前的质量复核记录;支持拆零管理、拆零登记、拆零记录管理;抽送检药品记录、药品抽样记录、注射剂澄明度检查记录、溶液颜色检查记录、药品抽样记录、药品停售通知单、药品恢复销售通知单、药品质量复检通知单、从业人员健康检查表、药品质量检查记录、化学试剂质量检查记录等 2、中药饮片管理 ■ 支持中药饮片的加工整理。支持中药饮片的分装管理
■ 支持中药饮片处方划价,真正实现中药饮片的单品管理。
■ 支持划价与收款分离
■ 支持中药饮片配伍禁忌的管理
■ 支持中药饮片单品或总方的管理。


七、其它管理
每个企业都有自己的特性,软件能否完全满足企业的个性化需求,是体现一个软件是否成熟、灵活的重要标志。量体裁衣式的实施服务,可以真正做到软件与企业管理的高度统一。
1、价格管理
■ 新商品的编码体系、类别定义、售价体系建立,支持10多种售价体系 ■ 商品信息的售价体系建立,入库时可自动生成价格变动提醒任务,为售价变动提供参考。入库时,可自动根据比率生成售价。 ■ 销售变价可以整体变动,可支持公式方式整体变价 ■ 变价单的制定、打印;变价单的定时恢复 ■ 支持单品按日期时间设置促销价格方案。
■ 变价单的网上分发、分支机构的变价信息接受、变价的定时执行 ■ 实际变价的汇总、分析;营销政策制定前的分析。如降价的可能损失分析等
2、业务员管理
■ 业务员(营业员)可按销售额、回款额、销售毛利额、回款毛利额等建立考核体系,支持单品提成考核。
■ 业务员的应收帐款的总额度控制,可以严格管理业务员所属客户业务的帐期、额度 ■ 支持业务员买断经营,记忆业务员的结算价格,可实现二级结算 ■ 可以按开单明细考核、可以按发票明细考核、可以按回款明细考核 ■ 支持同一客户存在多个业务员的管理
■ 可以严格管理业务员所属客户业务的帐期。
3、客户管理
■ 客户的信息资料,包括:通信地址、电话、联系人、负责人、银行帐号、税号等。可随时输出客户档案卡。
■ 应收帐款客户中包含最后业务发生时间,可随时输出要超过法律诉讼时效的单位。
■ 可按月或时间区间内输出回款明细及回款总额,应收帐款余额表等。
■ 可进行销售分布分析,输出不同地理空间的市场份额。把客户分类管理。
■ 可随时输出进货客户中的大户,为开业务会、联络感情提供‘量’的依据。
■ 可以设置客户的经营范围,满足GSP要求的自动提醒控制
■ 支持客户最大应收帐款额度设定。
■ 支持客户帐期管理,可以严格控制客户的回款期限。
■ 支持客户属性设置,满足特殊分析需求
■ 可以把客户分为销售客户、调拨客户、移库客户,轻松实现合资店、加盟店、分公司等的财务核算。

4、供应商管理
■ 供应商的信息资料,包括:通信地址、电话、联系人、负责人、银行帐号、税号等。可随时输出进货客户档案卡。
■ 供应商中包含最后业务发生时间,可随时输出要超过法律诉讼时效的单位明细,以便合理安排资金。
■ 可按月或时间区间内输出付款明细及付款总额,应付帐款余额表等。
■ 可进行购进分布分析,输出不同购进渠道的市场份额。
■ 可以设置供应商的经营范围,满足GSP要求的自动提醒控制
■ 支持供应商属性设置,满足特殊分析需求
5、其他管理 ■ 支持不同商品不同税率管理 ■ 支持各种编码体系(商品编码/条码/助记码),单据录入时可混合使用 ■ 字段级的权限管理,自动的定时备份,保证了数据的安全性 ■ 联合视图的技术处理,保证了海量数据的查询速度 ■ 支持拆零业务处理,支持商品绑定设置,支持多计量单位管理。 ■ 支持国家储备品种管理,完成特殊行业的特殊管理 ■ 强大的任务提醒功能,可以自定义提醒任务,企业经营者轻松实现“异常管理”。     例如:近效期商品提醒,库存低于下限的品种提醒,在库超过3个月的品种提醒,超期未回款的客户提醒,在库商品低于7天销量的品种提醒等。 ■ 客户化工具包,可以灵活方便地处理企业个性需求 ■ 支持损益类单据、拆装组合类单据、成本调整单等特殊业务处理 ■ 支持单据的异地打印功能 ■ 套打设置灵活方便,单据既可以固定长度,也可以不固定长度,可实现逐行打印 ■ 功能强大的万能报表管理。完全可通过此模块定义出一套适合于企业的管理分析系统。支持参数设置、权限设置、允许调用存储过程。
6、智能分析 ■ 未执行的采购计划;按供应商分析计划执行情况等 ■ 入库价格与订单有差异的购进明细 ■ 一段时间区间内的采购价格高于区间时间之外的采购记录的入库单 ■ 供应商商品的实际销售毛利分析:分析每一个供应商采购的所有商品实际销售产生 的毛利分析,用于领导查看分析每个供应商的毛利贡献 ■ 付款计划(付款方式:月结、帐期、压批、按销定时、其他)的输出 ■ 商品ABC结构分析,如:近3个月月均销售额大于1万但库存缺货的品种分析等 ■ 在库商品已付款(未付款)的品种分析 ■ 每月进行库存缺货天数分析(ABC分类显示) ■ 帐期帐龄分析。客户、人员、商品的贡献分析、排行分析等 ■ 采购人员的管理分析:本次价格与上次采购有价格差异的品种分析;滞销、近销期品种的责任界定等。 ■ 所有分析报表全部可以客户定义设置,从理论上讲“没有做不到,只有想不到”

八、集团解决方案
随着企业的不断发展,越来越多的企业走向了集团化管理的模式。企业不再只是着眼于一个点的信息处理,而是更注重企业的整体工作流程和数据共享。只有这样,企业才能减少工作量,加快工作速度,才能根据完整、实时的数据信息做出快速、准确的市场反映。

 
  
  (一)、解决方案
针对上述情况,金蝶医药管理系统解决方案提供了以下三种集团应用解决方案:
1、集中式解决方案
适用对象: 总部的下级机构均为办事处,为非独立核算单位,业务量相对较少;可有库存,也可无库存;   最好有自己的固定IP地址或ADSL;   员工的网络基础好; 解决方案:   在总部建立WEB服务器,各办事处可以根据各地的实际情况,通过互联网连接总部服务器,进行日常的单据录入、查询工作。
2、分布式解决方案
适用对象:   总部的下级机构为独立核算单位;下级机构日常业务数据量庞大;   总公司与分公司之间无专线联网;   员工的网络基础好; 解决方案:   总部服务器存放总部业务数据以及各分公司数据备份;分公司日常操作本地服务器上的帐套,并按照总部的需求,通过金蝶医药的集团任务定义模块及远程传输工具自动或手动传输数据到总部服务器;总部可以通过内部网络查看总部服务器上的各分公司的备份数据,查看分公司历史数据,对历史数据进行合并、分析。
3、混合式解决方案
适用对象:
公司总部下设多个大型分公司,负责相应的业务,均为独立核算;
各大型分公司均下辖数百家办事处或营业部,为非独立核算单位;
解决方案: 总部与大型分公司之间采用分布式解决方案,而对应的办事处则采用集中式方案,集中登录到其对应的分公司的帐套进行业务处理。我们将这种解决方案称为混合式解决方案。
  (二)、软件功能
集团管理部分主要包括多级架构任务定义管理、请货管理、请货单处理、数据集结处理,数据传递设置管理。主要处理集团与分公司、配送中心与连锁门店之间的数据交换。包括:配送数据上传下载、请货单管理、自动配送管理、请货不满足商品的按比例分配等;自动监控上传、下载数据请求,自动接收等,与其它业务系统无缝连接,以单据、信息为核心简化企业的工作过程,加快企业的信息流转。
1、 集团总部部分 ■ 全新的任务定义数据交换模式。使集团企业的指令与管理需求可以无纸化传达到分支机构  ■ 可根据实际需求定义需要发送至分公司的数据,特殊管理需求可以通过任务定义直接从分支机构索取 ■ 分支机构月初大计划和请货计划的自动接收 ■ 支持多个配送仓库的物流模式 ■ 支持分支机构请货、自动配送、请配混合的配送方式 ■ 支持分支机构直送,配送中心结算的配送方式,业务流程可以逆向 ■ 支持进价配送、销价配送、中间价配送,可轻松处理直营店与加盟店的业务 ■ 配送中心库存不能满足全部请货计划时,可按分支机构级别、分配比例等自动调整请货计划,最大限度减少分支机构断货 ■ 可自动接收物价的调价单、确认生成配送的调价单 ■ 请货计划不满足商品,可自动生成集团总部未确认的采购计划单 ■ 集团总部进销调存变价等数据的下发
2、 分支机构部分 ■ 可根据实际需求定义需要传输到总部的数据 ■ 分支机构请货计划自动生成、修正 ■ 从数据交换服务器下载总公司的调拨单、确认生成分支机构的入库单 ■ 从数据交换服务器下载总公司调价信息、确认生成分支机构的调价单 ■ 可有权限的查询配送中心的库存 ■ 分支机构进销调存变价等数据的上传
3、 数据传输方式 ■ FTP方式,FTP服务器可以是内部服务器,也可以是Internet服务器 ■ E-MAIL方式,公共邮箱数据交换 ■ 总部有固定IP的宽带,分支机构ADSL或宽带,可实时在线 ■ 总部ADSL,分支机构ADSL或宽带,可实时在线。软件可实现在线的域名自动转
4、 集团数据查询 ■ 通过集团数据查询分析系统,决策者可及时得到集团总部、各分公司及门店的全部经营数据;整个集团每一品种进、销、存、调价、财务等数据;单品种的市场分析数据;试销产品的销售追踪数据等。通过这些数据决策者可以对整个集团的库存总量、库存结构、资金结构进行有效的监控;对市场的需求以最快的速度做出反应 ■ 采购、销售、库存方面集团各种分析报表 ■ 考核及管理分析方面报表 ■ 可根据实际需要定义自定义所有分析报表

九、批发配送中心的一般工作流程
1、 采购入库管理:
A、 采购计划的制定:计划主要分大计划和补丁计划。大计划是指月初的采购计划。大计划的主要生成方式:销售出库均量的周期总量。采购部根据每月销售出库均量,按采购周期,生成每月的对外采购计划粗表。进货计划人员审核此表,参考库存情况,确定实际进货计划。补丁计划的主要生成方式:客户销售订单的不满足量;低于最低库存限量的仓库品种;前期采购计划的未完成量。
B、 采购订单的生成方式:招标采购或微机自动筛选。招标采购一般针对月初大计划而言。采购计划生成以后,按设定的供应商自动分发,供应商返回后,微机自动比较价格,按供应商生成各自的订单,并分发各供应商。另一种方式:微机根据以前的进货记录,自动搜索最低进货单位。采购人员根据微机提供的参考单位,沟通供应商,逐品种确定采购订单的内容(供应商、数量、单价、到货时间等),同时操作微机。如果微机提供的最佳供应商不能按期满足自己的需求,采购人员需查询以前的进货明细,人为选择确定单品的供应商。
C、 月中微机随时根据库存最低限量,自动生成缺货品种明细表,微机自动搜索已经确定采购订单但尚未到货品种,采购订单制定的其他过程同A。
D、 如果是新单位,业务需进行首营供应商的登记,确定单位编号并登录微机备案,存档各种资料;如果是新品种,物价需进行首营品种的登记,存档各种资料,确定产品类别、货号、售价等信息并登录微机备案; (微机自动筛选GSP要求的首营品种)
E、 采购定单制定后,传到仓库,成为仓库的“接货通知单”,作为仓库保管员的核对供应商商品依据。
F、 来货后,保管员根据接货通知单和供应商的随货同行单,核对品名、规格、生产单位、数量、批号、效期等信息,没有问题后,商品入库、上架。新商品需要核定货位。在微机中填写批号、效期、数量、货位等信息,生成“验收通知单”。在确认采购订单是否到货的过程中,筛选出未到货的订单,业务部可以及时根据未执行订单改变供应商,生成新的采购订单。同时也可以根据订单的执行率,考核供应商的供货及时率。
G、 验收员根据“验收通知单”到货位抽样,根据检验情况填写入库验收单(质检状况、验收结论等),生成验收记录。
H、 采购人员审核入库验收单(供应商、价格、数量),填制入库单,以微机打印的一式四联入库单正式登录业务库存帐。
I、 仓库确认业务传来的入库单(可能有正式入库单与估价入单之分),增加仓库库存帐。
J、 财务根据正式入库单或估价入库单,登录财物帐。(财务凭证分录单独解释)
2、 门店、超市请货管理:
A、 门店、超市一般设半月左右的库存量,微机根据采购周期及销售均量设置库存最低限量、批次采购量。
B、 微机随时自动生成缺货品种明细表,微机自动搜索已经确定请货单但尚未到货品种,制定请货单。
C、 新品种参考配送中心的品种库存提醒制定请货单,或配送中心硬性配送。
D、 请货单网上请货。
3、 销售配送出库管理:
A、 配送微机根据配送中心库存审核门店、超市的请货单,如果库存满足自动生成配货单,如果不满足,放到不满足请货单中,为配送中心制作对外采购计划做准备。
B、 对于直接客户的开单,操作员有权限的改动开单价格方案方式(零售价、批发价、批发价+折扣、实价、成本价、成本价+百分点、客户定价等)。
C、 客户原则上进行信用额度界定。如果是新单位,业务需进行首营客户的登记,确定单位编号并登录微机备案,存档各种资料。
D、 微机开单过程中,固定客户可以设置价格方案。自动检查客户的信用额度;品种的最低限价;客户的历史经营记录等。批号出库可以有两种方式:按批号从老到新的原则自动出库;手动选择批次号。微机开单同时选择出库仓库、业务人员等。记账后,减业务部微机库存,打印一式几联销售出库单、发票或合同(可以多种打印方案)。
E、 如果客户是现款提货,财务收款、盖章,客户可以到仓库自提。建议:原则上客户不能单独到仓库提货,入库仓库微机与业务微机联网,并进行出库单据核销确认。
F、 客户或业务员持有效单据到仓库提货,仓库严格按批次号发货 ,根据实际配货情况,进行发货确认,如果实货与单据有异议,通知业务进行处理(包含撤单、冲单、补单),发货确认后处理仓库的实货库存。业务处理完毕后,实际发货单据的“财务联”传递到财务部。
G、 财务根据销售出库单,登录财物帐。(财务凭证分录单独解释)
4、 物价管理
A、   物价部门根据国家政策或企业经营策略,调整单品的对外售价(批发价、批发价折扣、实价、零售价等)。调价单录入微机,可打印调价单,通知相应部门、超市。
5、 统计部门
A、 使用微机后,原则上单据可以取消统计部门的联次。在供应商、客户、商品等基础资料上设置相应的属性,可以随时在报表中输出统计口径的各种数据,把数据填到报表的相应位置。
6、 仓库管理:
主要分两种情况:仓库没有微机;仓库有与业务联网的微机。
A、 采购入库、销售出库的过程同前。
B、 每月盘点制度。月底按货区打印盘点表,盘点时原则上应是实盘,而不是核对货卡的数目。
C、 盘点过程中出现的损益以及批次不符等情况,应及时通知业务部门,及时处理帐目。
D、 仓库实货的存放及养护应严格按GSP标准执行。
7、 储运部门:
A、 入库时,自提货物的管理,建立相应的管理制度。
B、 出库送货制。客户、超市路线的安排,涉及超市开单日的安排等
8、 质检部门:
A、 入库验收时(入库验收、退货验收)的质量管理。相应内容归结到验收单上,通过录入验收单相应内容进入系统。
B、 抽检、报损等归结到其他类单据。
9、 GSP管理:
A、 首营品种的相应资料必须齐全,存放于商品资料中。
B、 首营客户、供应商相应资料必须齐全,存放于客户资料和供应商资料中。
C、 单据设置严格按GSP要求填写内容格式(客户可随时设置)
D、 几大记录设置时内容必须齐全,有些表可以滞后打印,出库复核记录原则应是随开单打印。
E、 定期输出效期逼近品种表、老批号品种表。
F、 特殊品种的养护。建议在商品信息中设置相应标志,以便可以筛选打印个别品种养护表。
G、 为满足GSP管理的具体要求,特殊药品应单独设类管理。
10、 财务核算:
A、 财务部根据业务部传来的入库单,挑选记财务帐,登录财务库存商品帐借方(微机自动选择记账),增加应付帐款,月底打印购进明细表。付款时,可自动核销或人工核销入库单;批发出库时,根据传来的发货单登录财务库存商品帐贷方(微机自动选择记账);调拨出库时,根据传来的发货单登录财务库存商品帐贷方(微机自动选择记账)(以企业实际做法为准)。微机自动结转销货成本、库存成本、毛利。
B、 如果需要在物流软件中管理发票,管理结算,管理往来单位的品种明细,需要启用核算模块中的发票管理和结算管理。供应商的发票到位后,在“发票管理”中录入发票,核销发票对应的品种明细;给客户开发票时,“发票管理”中录入发票,核销发票对应的品种明细。付款或回款后在“结算管理”中录入结算单,核销对应的发票,如果没给客户开发票的情况,原则上应做一个总的虚拟发票,以便可以自动生成相应的凭证。
C、 如果企业是业务财务全部使用软件管理,每月需定期生成财务凭证,具体方式实施时单独决定。
11、 管理、报表、分析等:
A、 采购入库管理分析:采购的计划管理;采购的比价采购;单品历史进价的比较;随时监督采购的各种指数、综合折扣率以及单品的折让等。
B、 销售出库管理分析:客户的信用额度管理;客户的单品价格方案设定;差价返利的控制;单品最低售价的监督;客户的单品历史销售记录跟踪;直调业务的环节控制,避免体外循环;。
C、 库存进销调存的分析;库存的分类分析;库存高于上限,低于下限报表,为采购提供依据;效期逼近品种表;老批号品种表;盘点表;。
D、 业务员管理分析:业务员业绩统计表;单个业务员的业务客户的分析;单个采购人员的各种采购指数;。
E、 财务管理分析:估价入库、正式入库的不同做帐方式;分期收款发出商品的财务处理;销售成本分析;库存成本分析;总量分析;采购结算管理;销售结算管理;往来帐管理与总量控制。
F、 客户管理分析:客户的基础资料管理;客户的法律诉讼时效监察;客户信用额度的设定;客户销售、回款、余额排队;客户分类分析;客户需求品种分析;
G、 应商管理分析:供应商的基础资料;供应商的法律诉讼时效监察;供应商的采购、付款、余额排队;供应商分类分析;供应商供货品种分析;
H、 内部管理分析:付款程序的建立;客户帐期的建档;
I、 批号效期管理:盘点表要有批次号、效期;定期输出效期逼近表;老批号品种表;
J、 重点商品分析表;库存结构调整;滞销品种分析;。
K、 财务上需要的各种按品种或按类分的所有报表,如:采购表、销售表、成本表、毛利表、库存表等等。
 

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